In der Pilotphase testen Sie die KI-Lösung unter realen Bedingungen in einem klar abgegrenzten Bereich Ihrer Einrichtung.
Hier geht es nicht nur um das reine „Anschalten“ der Software, sondern um den Beweis, dass die Technologie Ihr Team entlastet und die Versorgungsqualität steigert.
Die anschließende Evaluation liefert Ihnen eine belastbare Entscheidungsgrundlage: Lohnt sich die Investition für einen flächendeckenden Roll-out?
Pilotprojekte schaffen dafür einen geschützten Rahmen. Sie ermöglichen es, KI praxisnah zu erproben, offene Fragen zu klären und die Anwendung gemeinsam weiterzuentwickeln.
Ein aussagekräftiger Pilotlauf setzt voraus, dass Sie den Testbereich klar abgegrenzt und ein gemischtes Test-Team aufgestellt haben. Tipps dafür finden Sie in Schritt 5: Beteiligte einbinden.
Sprechen Sie das Herstellerunternehmen direkt auf eine Test- oder Pilotlizenz an. Häufig lassen sich Testphasen durch den Anbieter vergünstigen oder aus eigenen Digitalisierungs-Budgets als geförderter Business-Case finanzieren.
Ein geschützter Pilotlauf schützt Sie vor teuren Fehlkäufen und sichert den Praxiserfolg:
Praxistest statt Papierform: Sie sehen schwarz auf weiß, ob die KI mit Ihren echten Pflegedaten und Prozessen funktioniert.
Fehler im Kleinen beheben: Technische Hürden oder Datenschutzfragen klären Sie im geschützten Rahmen.
Akzeptanz im Team verankern: Die Pilot-Fachkräfte werden zu lokalen Expert:innen und überzeugen das restliche Team aus eigener Erfahrung.
• Werden die im Konzept definierten Ziele (z. B. Zeitersparnis bei der Dokumentation) erreicht?
• Welchen konkreten Mehrwert erleben Pflegekräfte und Pflegebedürftige im Alltag?
• Unterstützt das System Ihre Einrichtung dabei, als moderner Arbeitgeber wahrgenommen zu werden?
• Welche Alltags-Hindernisse treten auf? Wird die KI regelmäßig genutzt oder umgangen?
• Lässt sich die Software intuitiv bedienen oder fordert sie zu viele Klicks/Eingaben?
• Sind die Ergebnisse der KI plausibel und nachvollziehbar?
• Wer kontrolliert Empfehlungen? Ist sichergestellt, dass Entscheidungen nicht ohne Prüfung übernommen werden?
• Welche Prozessanpassungen oder neuen Rollen sind im Alltag nötig?
• Reichen die Schulungskonzepte aus oder braucht es mehr Training-on-the-Job?
• Funktioniert das KI-System in allen Pflegesituationen und bei allen Bewohnergruppen gleich verlässlich?
• Berücksichtigt die KI z. B. unterschiedliche Akzente, Dialekte oder Sprachniveaus im Team fehlerfrei, ohne Mitarbeitende mit Migrationshintergrund zu benachteiligen?
• Wie überwachen wir die Leistung und Genauigkeit der KI nach der Einführung?
• Welche Kennzahlen verfolgen wir langfristig?
Nutzen Sie diese Fragen als Checkliste für Ihre Projekt-Evaluation. Sie helfen dabei, mögliche übersehene Themen aufzudecken und gezielt Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.
Der Erfolg eines KI-Projekts bemisst sich nicht allein an technischen Kennzahlen wie Reaktionszeit oder Ausfallrate. Erst wenn alle drei Dimensionen positiv bewertet werden, ist Ihr System bereit für die Skalierung.
| Evaluations-Dimension | Worauf Sie achten müssen | Messmethoden in der Praxis |
|---|---|---|
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1. Technische Leistung |
Läuft die Software stabil, genau und verlässlich im gewohnten Arbeitsablauf? |
Fehlerraten, Systemausfälle, Antwortzeiten der Software. |
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2. Nutzerakzeptanz |
Vertraut das Team dem System? Erleichtert die Software die Arbeit oder erzeugt sie Frust? Hier zeigt sich, ob die Beteiligung aus Schritt 5 gegriffen hat. |
Befragungen, Beobachtungen im Alltag, Nutzungsstatistik. |
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3. Versorgungsqualität |
Erhöht das Tool die Sicherheit der Bewohner:innen oder spart es Zeit für Zuwendung? |
Sturzzahlen, Pflegeberichte, Feedback von Bewohner:innen und Angehörigen. |
Standard-Schulungen im Seminarraum reichen selten aus. Begleiten Sie Mitarbeitende direkt in den ersten Arbeitswochen vor Ort. Dieses Training-on-the-Job ermöglicht es, Fragen im Pflegealltag sofort zu klären und Sorgen direkt abzubauen.
Betrachten Sie den KI-Einsatz nicht nur unter Kostenaspekten. In Zeiten des Fachkräftemangels ist moderne Technik ein echter Wettbewerbsvorteil.
„Pflegekräfte können sich mittlerweile aussuchen, wo sie arbeiten möchten. [Benefits] sind heutzutage Dinge wie Technologienutzung und assistive Tools, die dir deinen Pflegealltag erleichtern, wo du bestmöglich aktiv bei der Arbeit unterstützt wirst […] und bei einem höheren Grad der Pflege mehr Zeit am Menschen verbringst.“
Jede Pflegeeinrichtung hat eigene Strukturen. Ein gutes Basissystem reicht nicht – der Anbieter muss bereit sein, Systemänderungen passend zu Ihren Prozessen vorzunehmen.
Vermeiden Sie falschen Perfektionismus. Ziel der Pilotphase ist ein funktionierendes, sicheres und vom Team akzeptiertes System – nicht eine fehlerfreie Lösung ab der ersten Minute.
Fordern Sie vom Software-Hersteller Flexibilität ein. Beschreiben Sie Ihre konkreten Abläufe und fragen Sie gezielt: „Wie lässt sich Ihre Software an unsere Anforderungen anpassen?“
Am Ende der Evaluation liegt Ihnen folgendes Fundament vor:
Evidenzbasierte Daten über den Nutzen, die Kosten und die Zeiteinsparung der KI.
Feedback Ihres Pflegesteuerungsteams zu Hürden und Anpassungsbedarfen.
Eine klare, fundierte Entscheidung für oder gegen die flächendeckenden Einführung des KI-Systems.
Die Pilotphase war erfolgreich und die Zahlen stimmen? Im finalen Schritt 7: Skalierung – Lösungen nachhaltig etablieren erfahren Sie, wie Sie die Lösung nachhaltig in der gesamten Einrichtung etablieren und die Nutzung dauerhaft absichern.
