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Schritt 5: Beteiligte einbinden

Bauen Sie Ängste frühzeitig ab und verwandeln Sie Ihr Team, Bewohner:innen und Angehörige von Tag 1 an in aktive Mitgestaltende des Veränderungsprozesses.

Zitat

„Jede Veränderung wird von Menschen getragen.“

Erkenntnis aus dem Care-AI-Projekt

Veränderung gemeinsam gestalten

Die Einführung von KI ist kein reines IT-Projekt. Sie verändert den Arbeitsalltag Ihrer Fachkräfte, das Erleben der Bewohner:innen und die Erwartungen der Angehörigen.

Jede Pflegeeinrichtung verfügt über Mitarbeitende mit unterschiedlichen Erfahrungen, Kompetenzen und Einstellungen gegenüber digitalen Technologien. Ebenso unterscheiden sich Bewohner:innen und Angehörige hinsichtlich ihrer Erwartungen und Bedürfnisse.

Indem Sie alle Beteiligten von Tag 1 an einbinden, bauen Sie Ängste ab, verhindern interne Widerstände und stellen sicher, dass die neue Technologie im Alltag tatsächlich genutzt wird.

Ihr Nutzen: Warum echte Beteiligung entscheidet

Frühzeitige Beteiligung verwandelt Beteiligte in Mitgestaltende. Dieser Schritt hilft Ihnen dabei:

  • Akzeptanzbarrieren aufzudecken, bevor teure Software gekauft wird.
  • Schulungsbedarfe passgenau für unterschiedliche Vorkenntnisse zu planen.
  • Vertrauen bei Bewohner:innen und Angehörigen durch transparente Kommunikation aufzubauen.

7 Reflexionsfragen für Ihr Leitungsteam

  • Wer in unserer Einrichtung ist von der neuen KI direkt oder indirekt betroffen?

  • Welche Sorgen (z. B. Überwachung, Jobverlust, Techniküberforderung) könnten entstehen?

  • Wie informieren wir Bewohner:innen und Angehörige verständlich und transparent?

  • Welche konkreten KI-Kompetenzen benötigt unser Team?

  • Wie binden wir sowohl technikaffine als auch skeptische Mitarbeitende ein?

  • Welche Ansprechpersonen (z. B. Digitalisierungsbeauftragte) stehen im Alltag bereit?

  • Wie messen wir, ob die KI als echte Entlastung wahrgenommen wird?

Pflegekraft im blauen Kimono stützt eine ältere Frau von hinten beim gemeinsamen Spaziergang im Freien

Deutschland vs. Dänemark: Unterschiedliche Wege zur Technologieeinführung

Bei der Einführung KI-gestützter Technologien in der Langzeitpflege zeigen sich Unterschiede zwischen Deutschland und Dänemark:

Deutschland Dänemark

In Deutschland identifizieren Pflegeeinrichtungen ihren Bedarf oft selbst – beispielsweise wenn Mitarbeitende oder Leitungskräfte konkrete Herausforderungen im Arbeitsalltag erkennen, bei denen KI unterstützen könnte.

Die Einführung erfolgt dadurch häufig schrittweise und aus der Praxis heraus („bottom-up“).

In Dänemark spielen Kommunen und öffentliche Akteure bei der digitalen Transformation der Pflege eine stärkere, koordinierende Rolle.

Bedarfe werden häufiger strategisch auf übergeordneter Ebene betrachtet, priorisiert und anschließend in Einrichtungen umgesetzt („top-down“).

Erfolgsfaktor

Egal wer den Anstoß gibt – ohne die frühzeitige Einbindung des Pflegeteams scheitert die Umsetzung in der Praxis.

Warum reine Standard-Software oft scheitert

Eine der größten Hürden bei KI-Projekten: Viele digitale Lösungen sind nicht ausreichend an den tatsächlichen Pflegealltag angepasst. Wenn Transparenz fehlt und spätere Nutzende nicht mitgestalten dürfen, entstehen schnell Widerstände.

Die Folge: Software wird gekauft, aber im Alltag schlichtweg ignoriert.

Praxisbeispiel: Sprachgesteuertes Dashboard

Im Rahmen eines deutschen Forschungsprojekts wurde ein sprachgesteuertes Dashboard direkt gemeinsam mit Pflegekräften und Leitungspersonal entwickelt.

  • Der Erfolg: Die Software orientierte sich exakt an den bestehenden Arbeitsabläufen, war intuitiv bedienbar und unterstützte das Team, ohne Prozesse starr zu automatisieren.
  • Die Erkenntnis: KI-Systeme lassen sich nur dann erfolgreich implementieren, wenn sie an die jeweiligen Strukturen, Kommunikationswege und organisatorischen Besonderheiten vor Ort angepasst werden.
Pflegekraft schiebt einen älteren Mann im Rollstuhl durch einen gemütlichen Aufenthaltsraum mit Sitzgruppe im Hintergrund

In 4 Schritten zum partizipativen Test-Team

Stellen Sie neue Technologien nicht einfach am Stichtag vor. Nutzen Sie diese bewährte Praxis-Methode:

Testfeld begrenzen

Wählen Sie gemeinsam mit dem Software-Anbieter und der Pflegedienstleitung 1–2 Wohnbereiche oder Zimmer für eine realistische Testphase aus.

Gemischtes Team zusammenstellen

Setzen Sie ins Test-Team gezielt beide Gruppen: technikaffine Fachkräfte und Mitarbeitende, die Veränderungen skeptisch gegenüberstehen. Skeptiker:innen decken Schwachstellen früh auf und werden bei Erfolg zu den überzeugenden Multiplikator:innen.

Praxistest durchführen (ca. 6 Monate)

Lassen Sie das Team die KI unter realen Bedingungen testen. Der Mehrwert muss im Alltagsstress spürbar werden – nicht nur in der Theorie.

Erfahrungen ins Team tragen

Die Testpersonen berichten den anderen Mitarbeitenden direkt von ihren Erlebnissen. Das schafft natürliches Vertrauen und weckt den Wunsch bei anderen Teams, die Lösung ebenfalls auszuprobieren.

Werkzeug: Personas als Kompass durch unterschiedliche Perspektiven

Im Projekt Care-AI wurden auf Basis der Feldforschung typische Profile (Personas) aller Beteiligten entwickelt. Sie zeigen, welche Perspektiven verschiedene Rollen in einer Pflegeeinrichtung auf die Einführung von KI haben, welche Herausforderungen sie erleben und wie Sie im Veränderungsprozess gezielt darauf reagieren können.

Nutzen Sie diese, um im Vorfeld die verschiedenen Blickwinkel einzunehmen.

Persona-Gruppe 1: Das Pflege- und Betreuungsteam

Anke (Pflegefachkraft in Deutschland)

„Ich möchte Zeit für Menschen, nicht für zusätzliche Technik.“

Anke arbeitet seit vielen Jahren als Pflegefachkraft. Sie ist grundsätzlich offen gegenüber digitalen Lösungen, erlebt ihren Arbeitsalltag jedoch als stark von Dokumentation, Angehörigenarbeit und organisatorischen Aufgaben geprägt.

Langsame Systeme und doppelte Dokumentation führen bei ihr zu Frustration. Neue Technologien akzeptiert sie dann, wenn sie unmittelbar entlasten und sich unkompliziert in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lassen.

Lächelnde Pflegekraft in türkisfarbener Kleidung hält ein Klemmbrett in einer Praxis mit Behandlungsliege

Mette (Registered Nurse in Dänemark)

„KI sollte mich bei klinischen Entscheidungen unterstützen.“

Auch Mette steht digitalen Technologien offen gegenüber. Im Unterschied zu Anke verbindet sie KI jedoch vor allem mit medizinischer Entscheidungsunterstützung, Monitoring oder Medikamentensicherheit.

Für sie liegt der Mehrwert weniger in der organisatorischen Entlastung als in einer verbesserten klinischen Versorgung. Gleichzeitig besteht die Gefahr, dass psychosoziale Aspekte der Pflege in den Hintergrund treten.

Pflegekraft misst einem älteren Mann lächelnd den Blutdruck in einem Wohnbereich

Reflexionsimpuls

Während deutsche Pflegekräfte den Nutzen häufig über Entlastung im Arbeitsalltag bewerten, wird in Dänemark der klinische Nutzen stärker hervorgehoben. Beide Perspektiven sollten bei der Einführung berücksichtigt werden.

Louise (Social & Healthcare Assistant in Dänemark)

„Warum sollten wir etwas ändern, das seit Jahren funktioniert?“

Louise arbeitet seit fast vierzig Jahren in derselben Pflegeeinrichtung. Sie kennt ihre Bewohner:innen genau und verfügt über einen großen Erfahrungsschatz.

Gleichzeitig begegnet sie neuen Technologien zunächst mit Skepsis. Erst wenn sie einen konkreten Mehrwert selbst erlebt, entwickelt sie Vertrauen in neue Lösungen.

Porträt einer älteren Frau mit Kaffeebecher, die nachdenklich zur Seite blickt

Naomi (Betreuungskraft in Deutschland)

„Ich wünsche mir Unterstützung, aber verständlich und praxisnah.“

Naomi arbeitet als Betreuungskraft und bringt viel Empathie in ihre Arbeit ein. Sie nutzt digitale Anwendungen bereits privat und steht neuen Technologien offen gegenüber.

Gleichzeitig fehlt ihr Wissen über KI. Frühere Digitalisierungsprojekte haben bei ihr eher zusätzlichen Aufwand verursacht als Entlastung.

Besonders hilfreich wären Anwendungen, die sie bei Sprachbarrieren, der Dokumentation oder der Biografiearbeit unterstützen.

Porträt einer lächelnden Frau mit lockigem Haar in grüner Kleidung

Was bedeutet das konkret für Ihr Vorgehen?

  • Erfüllt:

    Binden Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig ein.

  • Erfüllt:

    Zeigen Sie den praktischen Nutzen: mittels Demonstrationen oder Workshops, wie die KI Arbeitszeit spart.

  • Erfüllt:

    Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden das System selbst ausprobieren.

  • Erfüllt:

    Ermöglichen Sie regelmäßige Informationsveranstaltungen, Schulungen und Feedbackschleifen.

  • Erfüllt:

    Binden Sie alle Berufsgruppen frühzeitig und kontinuierlich ein – von der Bedarfsanalyse, Auswahl, Pilotierung bis hin zur Evaluation.

  • Erfüllt:

    Finden Sie heraus, welche (erfahrenen) Kolleg:innen als Multiplikator:innen auftreten können.

  • Erfüllt:

    Erklären Sie KI verständlich und ohne Fachsprache.

  • Erfüllt:

    Berücksichtigen Sie unterschiedliche digitale Vorerfahrungen.

  • Erfüllt:

    Stellen Sie Ansprechperson und Support sicher. Ein dediziertes Team (z.B. Digitalisierungsbeauftrage) sollte Fragen beantworten, Probleme aufnehmen und Anpassungen koordinieren.

Persona-Gruppe 2: Pflegebedürftige Bewohner:innen

Kurt (Bewohner in Dänemark)

„Ich möchte verstanden werden.“

Kurt ist geistig fit, hat jedoch medizinisch bedingt große Schwierigkeiten, sich sprachlich auszudrücken.

Für ihn könnte KI nicht nur Mitarbeitende entlasten, sondern ihm selbst mehr Teilhabe und Selbstbestimmung ermöglichen – beispielsweise durch unterstützende Kommunikationstechnologien.

Porträt eines älteren Mannes mit Brille und Schnurrbart im grünen Poloshirt

Gitte (Bewohnerin in Dänemark)

„Sicherheit bedeutet für jede Person etwas anderes.“

Bewohner:innen erleben Veränderungen sehr unterschiedlich.

Gitte reagiert aufgrund ihrer Demenz und psychischen Erkrankung sehr sensibel auf Veränderungen. Neue Stimmen, ungewohnte Abläufe oder unbekannte Technologien können bei ihr Ängste auslösen.

Porträt einer lächelnden älteren Frau mit grauem Haar in geselliger Runde im Freien

Was bedeutet das konkret für Ihr Vorgehen?

  • Erfüllt:

    Führen Sie Technik bei vulnerablen Bewohner:innen extrem behutsam ein.

  • Erfüllt:

    Menschliche Nähe und vertraute Abläufe haben immer Vorrang vor Effizienz.

Reflexionsimpuls

KI kann nicht nur Arbeitsprozesse verbessern, sondern auch die Lebensqualität von Bewohner:innen erhöhen. Diese Perspektive sollte bereits bei der Auswahl geeigneter Anwendungen berücksichtigt werden.

Persona-Gruppe 3: Angehörige

Hildegard (Ehefrau von Hermann, Deutschland)

„Ich möchte verstehen, was mit meinem Mann passiert.“

Für Hildegard steht nicht die Technologie im Mittelpunkt, sondern die Sorge um ihren Mann.

Sie hat Fragen zu Datenschutz, Menschlichkeit und möglicher Überwachung. Werden diese Sorgen ernst genommen und verständlich beantwortet, steigt ihre Bereitschaft, neue Technologien zu akzeptieren.

Porträt einer lächelnden älteren Frau mit weißem Haar und gemusterter Jacke

Was bedeutet das konkret für Ihr Vorgehen?

  • Erfüllt:

    Informieren Sie Angehörige frühzeitig.

  • Erfüllt:

    Schaffen Sie Möglichkeiten für Fragen und Austausch.

  • Erfüllt:

    Beantworten Sie Fragen zu Datenschutz und Nutzen transparent und verständlich.

Praxistipp

Nutzen Sie diese Personas nicht als starre Kategorien, sondern als Reflexionshilfe. Fragen Sie sich bei jeder geplanten KI-Anwendung:

„Wie würde Anke diese Lösung erleben? Welche Fragen hätte Hildegard? Würde Gitte sich dadurch sicher fühlen? Und welchen Mehrwert hätte Kurt davon?“

Diese Perspektivwechsel helfen dabei, Implementierungsentscheidungen nicht ausschließlich aus technischer Sicht zu treffen, sondern konsequent menschenzentriert zu gestalten.

Ihr Ergebnis nach diesem Schritt

Sie haben gelernt, dass erfolgreiche Implementierung bedeutet: Die Vielfalt aller Beteiligten bewusst zu berücksichtigen und Veränderung gemeinsam zu gestalten. Sie haben eine klare Strategie für Ihr Change Management erarbeitet:

  • Erfüllt:

    Alle betroffenen Akteursgruppen sind identifiziert.

  • Erfüllt:

    Ein Test-Team aus Praxis-Expert:innen und Skeptiker:innen steht bereit.

  • Erfüllt:

    Ein transparenter Kommunikations- und Schulungsplan für Mitarbeitende, Bewohner:innen und Angehörige ist aufgesetzt.

Wie es jetzt weitergeht

Ihr Team ist vorbereitet und die Konzepte stehen. Im nächsten Schritt geht es ins Handeln: Erfahren Sie in Schritt 6: Pilotphase und Evaluation, wie Sie den Praxistest strukturiert durchführen, Erfolge messen und aus Fehlern lernen.

Quellen

  • Viele der im KI-Fahrplan verwendeten Inhalte basieren auf dem im Projekt „Care-AI“ erarbeiteten Projektkontext und den dort zusammengetragenen Materialien.
  • Dassel, K., Colloseus, C., Sell, A., Hanel, J., Günther, C., Awesome Technologies GmbH, Aschenbrenner, D., Klein, J., Guagnin, D., Institut für Innovation und Technik (iit) in der VDI/VDE Innovation + Technik GmbH, Caritas Dortmund & nexus – Institut für Kooperationsmanagement und interdisziplinäre Forschung. (2025). KI in der Pflege – Mensch im Mittelpunkt: Partizipative Entwicklung eines digitalen Assistenzsystems zur Entlastung in der stationären Altenpflege [Research]. Not specified. https://www.iit-berlin.de/wp-content/uploads/2025/07/KIC_Paper_Pflege.pdf