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Schritt 1: Bedarfsanalyse

Ermitteln Sie die echten Bedarfe Ihres Teams, um Fehlinvestitionen frühzeitig zu vermeiden.

Den richtigen Ausgangspunkt finden

Mit einer gezielten Bedarfsanalyse sichern Sie Ihr Budget ab und garantieren, dass die Technologie Ihr Team später spürbar entlastet.

Sie klären vor dem Kauf einer Software, wo die größten Engpässe in Ihrem Pflegealltag liegen und welche Prozesse sich für den KI-Einsatz eignen.

Starten Sie deshalb nicht mit der Frage: „Welche KI lässt sich am einfachsten installieren?“

Fokussieren Sie sich stattdessen auf die Frage: „Welches konkrete Problem in unserer Einrichtung wollen wir lösen?“

Warum dieser Schritt über Ihren Projekterfolg entscheidet

KI-Lösungen stiften nur dann Nutzen, wenn sie reale Herausforderungen im Pflegealltag lösen. Ohne klare Ziele drohen Fehlinvestitionen in Technologien, die an der Praxis vorbeigehen und die das Team ablehnt.

Eine erfolgreiche Bedarfsanalyse deckt administrative Belastungen auf und identifiziert Prozesse, die Ihre Mitarbeitenden wertvolle Zeit kosten.

Eine Bedarfsanalyse darf nicht nur am Schreibtisch erfolgen, sondern sollte sich aus einer frühzeitigen und systematischen Sammlung von Perspektiven direkt aus dem Pflegealltag ergeben.

Erfolgsfaktor

Erfolgreiche Projekte starten mit einem klar definierten Anwendungsfall – nicht mit einer Technologie.

KI ist das Werkzeug, nicht das Ziel.

4 Reflexionsfragen für Ihre Entscheidungsfindung

Nutzen Sie diese Leitfragen in Ihrer nächsten Strategiesitzung:

  • Was sind aktuell die größten Herausforderungen im Pflegealltag?

  • Wo entstehen Verzögerungen, Informationsverluste oder Belastungen?

  • Welche Routineaufgaben rauben Zeit, die für die direkte Pflege fehlt?

  • Welches messbare Ziel (z. B. Zeitersparnis bei der Dokumentation) verfolgen Sie?

Gruppe von Menschen in blauen T-Shirts legt die Hände im Kreis zusammen als Symbol für Teamzusammenhalt

5 praxistaugliche Methoden zur Bedarfsanalyse

Methode 1: Die Teamperspektive aktivieren

Befragen Sie Ihre Mitarbeitenden anonym oder offen. Organisieren Sie kurze Team-Workshops oder persönliche Gespräche, um Beispiele für Belastungen im Arbeitsalltag zu sammeln.

Praxistipp

Fragen Sie Ihr Team nicht nach KI-Ideen, sondern ausschließlich nach konkreten Alltagsproblemen. Sortieren und priorisieren Sie die genannten Themen anschließend nach Dringlichkeit und Relevanz.

Methode 2: Prozesse objektiv begleiten

Lassen Sie ausgewählte Abläufe im Pflegealltag Schritt für Schritt begleiten. Nutzen Sie dafür idealerweise eine fachfremde Person, um eine objektive Sichtweise zu erhalten.

Dokumentieren Sie die Ist-Prozesse und analysieren Sie, wo wiederkehrend Verzögerungen oder Doppelarbeiten stattfinden, Informationen verlorengehen oder eine Entlastung besonders wirksam wäre.

Methode 3: Bewohner:innen und Angehörige einbeziehen

Beziehen Sie zudem auch die Bedürfnisse der Bewohner:innen und deren Angehöriger mit ein, zum Beispiel mittels:

  • Schriftlicher Befragungen (Fragebögen, Umfragen)
  • Kurzer Gespräche oder strukturierter Feedbackrunden
  • Analyse bereits vorhandener Rückmeldungen, z. B. aus einem Kummerkasten

Methode 4: Externe Netzwerke nutzen

Nutzen Sie das Wissen von Trägerorganisationen, Verbänden, Hochschulen oder Kompetenzzentren. Der Austausch mit anderen Pflegeeinrichtungen zeigt Ihnen, welche Lösungen sich in ähnlichen Situationen bereits bewährt haben.

Anlaufstellen können zum Beispiel sein:

  • Andere Pflegeeinrichtungen: Haben sie ähnliche Probleme und Schmerzpunkte? Haben sie dafür Lösungen mittels KI oder Digitalisierung gefunden? Wenn ja, welche?
  • Trägerorganisationen, die mehrere Einrichtungen begleiten und Entwicklungen übergreifend kennen
  • Kommunen oder Landesinitiativen
    • Eine Übersicht über die Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Entscheidungsstrukturen in Deutschland und Dänemark bei der Identifikation von Versorgungsbedarfen finden Sie in Schritt 7 – Skalierung. Diese zeigt auf, welche Akteure in den jeweiligen Ländern an Entscheidungs- und Umsetzungsprozessen beteiligt sind.
  • Verbände, die Praxiswissen, Handlungsempfehlungen oder Netzwerke bereitstellen
  • Fachgesellschaften, die wissenschaftliche Erkenntnisse in die Praxis übersetzen
  • Hochschulen und Forschungseinrichtungen, insbesondere wenn sie sich mit Pflege, Digitalisierung oder Implementation Sciences beschäftigen
  • Kompetenzzentren für Digitalisierung oder KI
  • Netzwerke oder Modellprojekte, in denen Erfahrungen ausgetauscht werden

 

Methode 5: Reifegrad bestimmen: Das digitale Bewertungstool

Bevor Sie in die Detailplanung gehen, sollten Sie die Voraussetzungen Ihrer Einrichtung prüfen.

Das wissenschaftlich entwickelte Bewertungstool KIP-RA (vom ProKIP-Projekt, gefördert durch das BMBF) unterstützt Sie dabei.

Es bewertet Ihre Voraussetzungen in fünf Dimensionen (u. a. prozessual, technisch und sozial) und empfiehlt Ihnen individuell angepasste Umsetzungswege.

Was bedeutet Reifegrad?

Der Reifegrad sagt aus, wie gut eine Einrichtung auf die Einführung und Nutzung von KI vorbereitet ist: Von der technischen Infrastruktur über Datenschutzfragen bis hin zur Offenheit des Teams.

Organisationsbereitschaft (ORIC): Ein Instrument für Ihre einrichtungsbezogene Bedarfsanalyse

Eine Einrichtung kann technisch hervorragend ausgestattet sein und trotzdem nicht bereit für KI sein. Umgekehrt kann eine Einrichtung mit durchschnittlicher IT sehr erfolgreich KI einführen, wenn alle hinter dem Projekt stehen.

Das wissenschaftliche Modell ORIC (Organizational Readiness for Implementing Change) beschreibt diese Bereitschaft anhand von zwei Säulen:

  • Gemeinsamer Wille (Change Commitment): Wie stark ist die Motivation im gesamten Team, die Veränderung aktiv mitzutragen?
  • Zutrauen in eigene Kompetenzen (Change Efficacy): Glaubt das Team daran, die nötigen Fähigkeiten und Ressourcen für die Umsetzung zu besitzen?

Praxistipp

Eine hohe Organisationsbereitschaft ist wichtiger als der reine Digitalisierungsgrad. Investieren Sie frühzeitig in Motivation und Vertrauen, bevor Sie neue Software kaufen. Evaluieren Sie die Organisationsbereitschaft in Ihrer Einrichtung mit dem ORIC-Fragebogen (auf Deutsch, Dänisch oder Englisch; Quelle).

Nahaufnahme zweier ineinander verschränkter Hände, eine ältere Person im Rollstuhl und eine Pflegekraft

Digitaler Reifegrad im Ländervergleich: Deutschland und Dänemark

In Deutschland und in Dänemark unterscheiden sich oft die Rahmenbedingungen in der Praxis:

Deutschland Dänemark

Infrastruktur im Aufbau: Der Austausch von Gesundheitsdaten und die Nutzung digitaler Pflegedokumentation befinden sich in einem stetigen Transformationsprozess.

Fokus auf Befähigung: Der Erfolg hängt stark von gezielten Schulungen, klaren Prozessen und Akzeptanz vor Ort ab.

Starke digitale Basis: Dänemark verfügt über weiter fortgeschrittene digitale öffentliche Dienste und vernetzte Gesundheitsdaten.

Identische Praxis-Hürden: Trotz höherer Digitalisierung stehen dänische Einrichtungen vor denselben Herausforderungen: Schnittstellenprobleme, IT-Inkompatibilitäten und Abstimmungsbedarf im Team.

Erkenntnis aus dem Care-AI-Projekt

Der Einsatz moderner Endgeräte oder digitaler Dokumentationssysteme bedeutet noch keine reibungslose KI-Einführung. Betrachten Sie die Bereitschaft Ihrer Einrichtung immer individuell und unabhängig vom allgemeinen Digitalisierungsstand des Landes.

Ihr Ergebnis nach diesem Schritt

Sobald Sie die Bedarfsanalyse abgeschlossen haben, liegt Ihnen folgendes Fundament vor:

  • Erfüllt:

    Eine priorisierte Liste mit den größten Herausforderungen Ihres Pflegealltags

  • Erfüllt:

    Ein klares Verständnis für die Ursachen von Prozessverzögerungen

  • Erfüllt:

    Eine fundierte Entscheidungsgrundlage, wo KI Ihre Einrichtung sinnvoll unterstützen kann

Wie es jetzt weitergeht

Ihr Fundament steht und die größten Handlungsfelder sind identifiziert? Im nächsten Schritt schaffen Sie Orientierung: Erfahren Sie in Schritt 2: Bedeutung von KI für die Pflege, wie Sie das Potenzial von KI realistisch einschätzen, Einsatzfelder definieren und Überforderung im Team vermeiden.

Quellen